Automação Contábil

Características

• Possibilidade de criação de adicionais e descontos conforme critério do contador ou do escritório de contabilidade e de acordo com a sua necessidade.
• Cálculos automáticos e controle de anuênio, biênio, qüinqüênio, entre outros.
• Controle automático de saldos negativos, arredondamento e adiantamentos concedidos.
• Processamento ou Impressão de Folha, Férias, Rescisão de qualquer mês e/ou ano, a qualquer momento, sem ter a necessidade de voltar Backup, pois não trabalhamos com encerramento mensal ou anual.
• Emissão da GPS e GFIP por tomador ou departamento.
• Parar de fazer manualmente Relação de Salário de Contribuição para o INSS, Pedido de Concessão de Vale Transporte (VT), Declaração de Não Beneficiário, Contrato de Experiência, Etiqueta de Cartão de Ponto, Acordo de Compensação, CAGED, Seguro Desemprego, Ficha Financeira, Ficha e Termo de Salário Família, Informes de Rendimento, GRCS Patronal e dos Empregados, DIRF, Provisão de Férias, e ainda, montar diversos relatórios a seu critério.
• Totalmente Integrado ao Sistema de Contabilidade Alterdata.
• Possibilidade de integração com os sistemas de Controle de Ponto Eletrônico.
• Cálculo automático das Folhas de Pagamento Mensal, Quinzenal, Semanal e Adiantamentos Salariais, bem como impressão das mesmas e seus respectivos recibos e cheques.
• Controle da folha por centro de custo, unidade, departamento, obra e tomador de serviço.
• Cálculo automático do INSS, FGTS, IRRF, SALÁRIO-FAMÍLIA, VALE-TRANSPORTE, CONTRIBUIÇÃO SINDICAL, REPOUSO REMUNERADO, PENSÃO ALIMENTÍCIA, HORA-EXTRA e outros adicionais e descontos.
• Cálculo de FÉRIAS com ou sem abono, Emissão do Aviso e Impressão do respectivo recibo, de acordo com o modelo do usuário.
• Faz o controle completo das Férias, com períodos vencidos e a vencer, demonstrando a programação em vídeo consulta ou relatório.
• Emissão de CAGED em disco e em relatório para conferência.
• Emissão da GFIP em disco e em relatório para conferência (integrado com o sistema SEFIP).
• Cálculo e controle automático de RESCISÕES com impressão das mesmas em formulário contínuo ou em formulário branco, de acordo com o modelo do cliente.
• Rescisão de pessoa comissionada, apresentação dos cálculos que  foram feitos para chegar ao valor da maior remuneração.
• Cálculo e controle automático do DÉCIMO-TERCEIRO total ou parcelado e impressão das respectivas folhas, recibos e cheques.
• Provisão de FÉRIAS e DÉCIMO TERCEIRO integral com médias de comissão e hora – extra, além de integração com o contábil destes dados automaticamente.
• Cálculo automático de reajustes salariais: geral, individual, departamento, faixa, percentual ou valor, sindicato, função e CBO.
• Impressão dos relatórios legais – GPS, GFIP (em Disco e Relatório),  REQUISIÇÃO DE VALE-TRANSPORTE, RAIS (em Disco e Relatório),  INFORME DE RENDIMENTOS (em Reais e UFIR), DIRF (em disco e Relatório), PIS (em disco e Relatório), Contribuição Sindical e GRCS (Funcionário e Sócio).
• Módulo de Transferência de funcionário de uma empresa para outra.
• Possibilidade de consultas e impressão de períodos anteriores já processados.
• Gerador de relatórios, de acordo com as variáveis disponíveis no sistema, possibilitando a montagem de relatórios de acordo com o seu critério e necessidade.
• Importação de Outras Bases, com isto você poderá trocar o seu sistema sem necessidade criar conversor.

Características

• Faça digitação de uma mesma empresa, em diversos terminais simultaneamente.
• Monte seus próprios demonstrativos utilizando fórmulas em cima do plano de contas, como Análises Financeiras e Contábeis.
• Alerta para saldo invertidos em contas, como, por exemplo, saldo credor no Caixa.
• Identifica falta de lançamentos em contas de periodicidade mensal.
  Ex: Falta de lançamento na conta de energia de qualquer mês.
• Possibilita a contabilidade por Centro de Custo ou Responsabilidades.
• Possibilidade de trabalhar com vários planos de contas ou com um plano único para toda as empresas.
• Possibilidade de segurança nos períodos já fechados.
• Possibilita ao contador verificar vários períodos fiscais/contábeis em aberto.
• Emissão do Diário, Razões, Balancetes, Demonstrativos e Balanços com seus respectivos termos de abertura e encerramento.
• Integração com os sistemas de Escrita Fiscal eDepartamento Pessoal.
• Administração Financeira e Ativo Imobilizado desta forma reduzindo substancialmente o re-trabalho de digitação no Departamento Contábil.
• Manutenção do Fluxo do Caixa com o controle do caixa da empresa.
• Possibilidade de trabalhar ou não com lotes, movimentando meses diferentes em um mesmo lote.
• Recurso de Encerramento Simulado. É possível simular o encerramento das empresas para verificar qual o resultado das contas a qualquer momento, sem que seja gravado nenhum dado.
• Localização de diferenças contábeis.
• Permite criar Lançamentos Automáticos e Fixos, que agilizam os lançamentos que se repetem com freqüência, poupando o trabalho do contador ou auxiliares de contabilidade.
• Elaboração, acompanhamento e controle mensal de Previsão Orçamentária criada pelo usuário.
• Possibilidade de criar relatórios compondo fórmulas para aplicações diversas, como por exemplo: Demonstrativo de Lucros Acumulados, Demonstrativos programados, consolidados ou não.

Consultas em Vídeo:

• Saldos das Contas com gráficos
• Movimentos, com possibilidade de alterar e excluir os lançamentos
• Resultados
• Razão
• Diário
• Lançamentos
• Análises Gráficas – Receitas X Despesas / Evolução dos Saldos
• Diferenças Contábeis: localiza diferenças contábeis no período desejado.

Características

• O contador ou escritório de contabilidade possui lançamentos de Notas de Entradas, Saídas, ISS, duplicatas a Receber, a Pagar e o Registro de Inventário no mesmo sistema.
• Calcula e emite os DARF de PIS, COFINS, C.S.L.L, Lucro Presumido e Simples, com recolhimento centralizado quando se tratar de matriz e filial.
• Emissão dos Livros de Entrada, Saída, Apuração de ICMS, IPI, ISS, Registro de Inventário e do Registro de Duplicatas a Receber e a Pagar com os seus respectivos termos de abertura e encerramento.
• Envia informações para o SINTEGRA e para Secretaria Estadual de Fazenda, conforme o padrão do convênio ICMS 57/95.
• Possibilidade de segurança nos períodos já fechados.
• O contador pode fazer a emissão das Guias de ICMS Estaduais, Diferencial de Alíquotas, ICMS Substituição Tributária, ICMS Estimado e Apurados de acordo com os Estados.
• O sistema de Escrita Fiscal Alterdata é compatível com a legislação do Rio de Janeiro, Minas Gerais, Paraná, São Paulo, Pernambuco, Sergipe, Bahia, Espírito Santo, Amazonas, Rio Grande do Sul, Mato Grosso, Ceará, Goiás, Distrito Federal e Pará.
• Integrado com o Sistema de Contabilidade Alterdata e tendo a possibilidade de realizar integração contábil com outros sistemas.
• Integrado com sistemas de Estoque da Alterdata.
• Realizar importação de Notas Fiscais de qualquer Sistema de Faturamento, desde que o padrão seja de acordo com o nosso layout.
• Integrado com o Sistema do Simples da Receita Federal.
• Integrado com o sistema WINO da ALTERDATA que prepara os arquivos da Instrução Normativa 68/95.
• Gerador de Relatório para montagem dos relatórios legais e específicos de cada Estado e também com a possibilidade de integração através de arquivos com os sistemas da Secretaria Estadual de Fazenda de cada Estado.
• Demonstrativo Anual do Lucro Presumido e do Simples.
• Possui de importação de movimento fiscal atravez do arquivo SINTEGRA.

Consulta em vídeo:

• Vendas por Clientes
• Compras por Fornecedores
• Movimento por Códigos Fiscais
• Movimento Filtrando por Alíquota.

Características:

• Controle de estoque mínimo.
• Cálculo automático da Correção Monetária permitindo ao contador um controle bem a bem ou conta a conta.
• Cálculo automático da Depreciação/Amortização Mensal, Semestral ou Anual, com interrupção automática quando o bem atingir 100% de  depreciação/amortização.
• Emite relatório de Depreciação com demonstrativo de forma de cálculo.
• Emite relatório de Correção com demonstrativo mensal.
• Emite Resultado da Correção Monetária, concentrado conta a conta.
• Emite o Demonstrativo contábil, simulando uma planilha com lançamentos contábeis.
• Possibilidade do contador realizar a Baixa Parcial ou Total dos Bens.
• Recurso especial de críticas aos processos de Correção e Depreciação, localizando os erros de operação e agilizando o seu acerto.
• Importação de Outras Bases, com isto você poderá trocar o seu sistema sem necessidade criar conversor.
• Relatório Gerenciais e de Controle Patrimonial como:
• Relatório por Local
• Relatório por Localização
• Relatório por Unidade
• Relatório por Chapa
• Relatório por Grupo
• Relatório por Quantidade

Alterdata possui um sistema de CRM direcionado aos Escritórios de Contabilidade.

Ter informações e análises com rapidez e segurança sobre cada cliente está se tornando fundamental ou mesmo o diferencial para mantermos e conquistarmos novos clientes.

No Sistema de CRM a Alterdata procurou aliar várias análises e informações sobre cada cliente, extraindo dados dos sistemas como Escrita Fiscal, Contabilidade e Departamento pessoal, Sistema de cobrança de Escritório, como também informações importantes que podem ser registradas por você, com um conceito de O & M, que elimina praticamente a necessidade de recados em papel, onde cada atendimento ao cliente fica registrado, se tornando assim, mais uma informação para análise ao Contador.

ANÁLISES E ANÁLISES

A mensalidade do seu cliente está compatível com a média?

Esta é uma das análises que o sistema faz para você. Através de uma análise gráfica, você poderá visualizar em relação ao seu setor de Departamento Pessoal, Escrita Fiscal e Contabilidade, se o seu cliente está pagando dentro da média que você cobra aos demais clientes. Veja bem: não é apenas dividir sua mensalidade e ter uma média e comparar com o que o seu cliente está pagando. Trata-se de uma análise mais profunda, onde verifica, por exemplo, na contabilidade o total de lançamentos feitos no seu escritório, compara com o total da mensalidade e aí sim, compara com o seu cliente.

Você pode ter clientes que pagam pouco e dão muito trabalho?

Certamente existe uma chance de isto acontecer, pois o cliente, quando você fechou o contrato, tinha um número pequeno de lançamentos na escrita fiscal e agora com o crescimento dele este número duplicou, como também o número de funcionários e a relação entre o valor que ele paga e o trabalho que você tem, mudou sensivelmente.

No gráfico de pizza, por exemplo, você pode analisar quanto o seu cliente representa percentualmente em quantidade de funcionários, lançamentos contábeis, lançamentos de NFs de todas as empresa, e quanto ele representa também percentualmente no montante das mensalidades do seu escritório.

Você poderá também analisar na mesma tela, a evolução da quantidade de funcionários do seu cliente durante o ano, como também a quantidade de lançamentos de NFs e contábeis mês a mês.

Conhecer precisamente com rapidez estes dados é muito importante. Analisar e apresentar estes dados para o seu cliente é de muita importância para você e para ele.

Você tem como saber com um clique e mais alguns segundos, quais clientes estão com a contabilidade em dia?

Esta é outra análise rápida que você poderá enxergar. Basta entrar no módulo auditoria, e você poderá ver em uma única tela, todos os seus clientes e todos os meses do ano, a quantidade de lançamentos que tiveram na contabilidade ou escrita fiscal em cada mês, ainda com um detalhamento de cor que mostra se um determinado mês teve lançamentos suficientes de acordo com a média mensal que a empresa tem.

É de fácil visualização, por exemplo, você enxergar quais empresas estão com a contabilidade em dia no mês corrente, se existe algum mês que tem poucos lançamentos em relação à média ou mesmo sem nenhum lançamento. Esta análise também funciona para o sistema de escrita fiscal.

Por outro lado, você poderá observar a evolução do seu cliente durante o ano, ou seja, se a quantidade de trabalho da sua empresa para ele tem aumentado em função da quantidade de notas fiscais ou lançamentos contábeis digitados.

Para você existem clientes que precisam de uma atenção especial? Talvez pelo seu tamanho ou pelo valor de sua mensalidade?

Então, no CRM, faça com que todos os seus colaboradores e você mesmo, dentre as dezenas ou centenas de clientes, saibam que aquele deve ter um tratamento especial. Para isto, configure o sistema e o(s) cliente(s) de acordo com sua análise e identifique-os visualmente para que em cada contato com o cliente, saiba que ele tem algo de especial, segundo sua filosofia.

Foi criada no sistema, uma forma de cadastrarmos várias informações relevantes sobre o cliente, para prestar-lhe sempre melhor atendimento, ou por que não, surpreendê-lo em seu aniversário, ou outra data comemorativa qualquer.

Depende apenas de você.

Sua equipe está devendo alguma informação ao seu cliente? Você sabe?

Além de todas as análises que já foram mencionadas, o CRM é uma grande ferramenta de trabalho dentro do escritório contábil. Talvez o fim de bilhetes e recados, bem como o fim de retornos e respostas rápidas que seu cliente precisa, que muitas vezes se perdem em papéis e recados esquecidos.

O CRM foi desenvolvido para também administrar o fluxo de informações com o cliente dentro do escritório.

Imagine que seu cliente liga e pede para fazer uma rescisão de um determinado funcionário. Qualquer pessoa que o atenda poderá registrar este pedido no sistema para este cliente, que de acordo com um fluxo de informação (fases) previamente cadastrado como rescisão, esta informação passará por todas as pessoas envolvidas, como por exemplo:

1 - Pegar o saldo do FGTS – pode ser uma pessoa que o faça
2 – Calcular a rescisão
3 - Separar para envio ao cliente
4 – Enviar pelo malote

Este exemplo é simples, mas cada rotina do escritório poderá ter um fluxo de informação pré-definida para que passem por fases, que no caso acima poderá ser uma pessoa só ou até 4 pessoas distintas, onde cada um faz sua parte, dá seu parecer e encaminha automaticamente para a fase seguinte.

Além de organizar totalmente as rotinas, você contador poderá, no seu terminal, olhar tudo o que está pendente de cada cliente, seja rescisão, guias, contrato social, ou seja, informações que ele esteja precisando e que sua equipe esteja trabalhando. Poderá, por exemplo, ver que determinado funcionário está com muitas pendências e deslocar alguém para ajudá-lo ou mesmo entender porque algo está demorando e intervir na rotina, bem como se alguém se ausentar, checar tudo que ele tem pendente para fazer e distribuir a equipe para que seu escritório e mesmo o cliente, não sejam os prejudicados.

Agora com o CRM, você mesmo poderá rapidamente olhar no sistema e responder ao questionamento do seu cliente, na hora, sem precisar consultar ninguém, inclusive até cobrá-lo o envio de algum documento, caso sua equipe tenha solicitado e no parecer ainda não tenha devolvido.

E os seus clientes devedores, como estão sendo negociados seus débitos?

Integrado com o Sistema de cobrança Alterdata, o CRM além de apresentar os dados do seu cliente, como dados cadastrais, nome e foto dos sócios, endereço, análise do cliente, permite saber se o cliente está lhe devendo e se alguém cobrou e qual a resposta do cliente em relação ao débito.

Muitas empresas, para cobrança, imprimem um relatório e passam ao cobrador para visitar ou ligar. Mas para saber quais, quantos valores estão lhe devendo e o que é principal, se alguém já ligou e qual a perspectiva de recebimento, mas de forma impressa restrito a uma pessoa, fica difícil saber se a cobrança está eficiente e o que está sendo negociado em cada cliente.

No CRM, todo o relacionamento de cobrança, se houver e for necessário, também será registrado, onde a pessoa de cobrança poderá agendar os dias de ligação, bem como agendar as ligações ou visitas quando o cliente solicita para dar retorno. O sistema é dotado do módulo de tele-cobrança, que o contador poderá enxergar na mesma tela todos os seus devedores, os valores que devem, ordenar, bem como analisar se estão sendo cobrados, ou mesmo determinar pelo CRM para que este ou aquele seja ou não cobrado.

Esta é a versão de Lançamento do CRM para Escritórios Contábeis da Alterdata. O sistema receberá, brevemente, novos recursos que vão torná-lo ainda melhor.

Solicite uma demonstração da Alterdata no seu escritório e descubra o que o CRM para Escritórios Contábeis Alterdata pode fazer por você.